DSGVO-konform starten: e-mail marketing dsgvo im B2B

Der beliebteste Rat zum Thema E-Mail-Marketing und DSGVO lautet sinngemäß: Double-Opt-in einschalten, Abmeldelink setzen, fertig. Genau diese Reihenfolge verursacht im B2B-Alltag die meisten Probleme. Ein technisch sauberes Formular heilt keine Kontakte, für die es nie einen Nachweis gab, und ein Abmeldelink ersetzt keine Rechtsgrundlage.

Relevant wird das, sobald ein Unternehmen seine Kontaktdatenbank erstmals regelmäßig aktivieren will. Solche Bestände enthalten typischerweise Adressen aus Messen, alten Anfragen und Vertriebslisten, deren Herkunft niemand mehr belegen kann. Wer sie trotzdem anschreibt, verstößt oft ohne Absicht gegen Regeln, weil der Nachweis fehlt und nicht der Versand selbst.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht, ob Ihr Formular sauber ist. Sie lautet, ob Sie für jeden einzelnen Kontakt zeigen können, warum Sie ihn anschreiben dürfen. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung, zeigt aber, welche Nachweise im Alltag fehlen und wo Newsletter-Teams unbeabsichtigt gegen Regeln verstoßen.

Inhaltsverzeichnis

• Welche Rechtsgrundlage für welche Kontakte gilt - Neue Kontakte aus dem Formular - Bestandskunden und die enge Ausnahme - Download ist nicht gleich Lead-Nurturing

• Einwilligung einholen, die sich später beweisen lässt - Fünf Schritte mit Begründung - Was im Formular sichtbar sein muss

• Welche Daten Sie zu jeder Einwilligung speichern - Warum die Textversion entscheidend ist - Zugriffe und Aufbewahrung festlegen

• Abmeldung und Widerspruch ohne Verzögerung umsetzen - Drei operative Mindestanforderungen - Wenn Systeme nicht synchron sind

• Welche Tracking-Daten der Versand tatsächlich braucht - Trennung statt Pauschalentscheidung

• Auftragsverarbeitung und Dienstleister prüfen - Drei Prüfschritte

• Bestandsdatenbank prüfen und alte Kontakte bereinigen - Audit in sechs Schritten - Der typische Fall aus der Praxislogik

• Praxis-Checkliste vor dem nächsten Versand

Welche Rechtsgrundlage für welche Kontakte gilt

Rechtsgrundlage je Kontaktart im B2B-E-Mail-Marketing

Kontaktart	Rechtsgrundlage	Voraussetzungen	Typischer Fehler
Neue Kontakte aus Anmeldeformular	Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO	Aktive Handlung, benannter Zweck, jederzeit widerrufbar	Vorausgefüllte Checkbox
Bestandskunde mit ähnlichem eigenem Angebot	Ausnahme nach österreichischem Recht	Verkauf oder Dienstleistung als Herkunft, nur eigene ähnliche Angebote, Widerspruchshinweis bei Erhebung und in jeder Mail, kein ECG-Eintrag	Ausnahme auf alte Adressbestände ausdehnen
Gekaufte oder fremde Adressen	Keine belastbare Standardlösung	Nicht als Basis für Newsletter verwenden	Pauschal als zulässig behandeln
Download-Kontakt für Lead-Nurturing	Einwilligung für die konkrete Werbestrecke	Dokumentierter Zweck deckt die Strecke ab	Download als Einwilligung deuten

Eine berufliche E-Mail-Adresse allein ist keine Erlaubnis für regelmäßige Newsletter. Der DSGVO-Leitfaden der Österreichischen Datenschutzbehörde beschreibt E-Mail-Direktwerbung in Österreich als grundsätzlich nur mit vorheriger Einwilligung zulässig und nennt dabei ausdrücklich E-Mails, Anrufe und SMS als Formen der Direktwerbung. Für elektronische Werbezusendungen gelten zusätzlich die österreichischen Regeln zur unerbetenen Kommunikation.

Neue Kontakte aus dem Formular

Für neue Kontakte brauchen Sie eine Einwilligung für einen bestimmten Zweck. Sie muss freiwillig, verständlich und durch eine aktive Handlung erteilt werden. Eine vorausgefüllte oder bereits aktivierte Checkbox genügt nicht, weil dann die aktive Handlung fehlt.

Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Ihr Formular sollte deshalb nachvollziehbar machen, wer wann und wofür zugestimmt hat. Wer nur „Newsletter erhalten“ schreibt, ohne Zweck und Absender klar zu benennen, schafft einen Nachweis mit Lücken.

Bestandskunden und die enge Ausnahme

Bei Bestandskunden kann eine Ausnahme greifen, aber nur unter engen Bedingungen. Die Adresse muss im Zusammenhang mit einem Verkauf oder einer Dienstleistung erhoben worden sein. Beworben werden dürfen nur eigene ähnliche Angebote, und ein Widerspruch muss bei der Erhebung und in jeder Nachricht möglich gewesen sein. Liegt ein Eintrag in der ECG-Liste oder ein früherer Widerspruch vor, entfällt diese Grundlage.

Die Bestandskunden-Ausnahme ist kein Freibrief für alte Listen. Fehlt eine einzige Voraussetzung, tragen Sie das Risiko für den gesamten Versand.

Gekaufte oder fremde Adressen erfüllen diese Herkunft in der Regel nicht nachweisbar. Ich würde sie deshalb nicht als Newsletter-Basis behandeln, auch wenn ein Anbieter von „B2B-Kontakten“ spricht. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung der Liste, sondern Ihr dokumentierter Nachweis je Kontakt.

Download ist nicht gleich Lead-Nurturing

Ein Whitepaper-Download erlaubt nicht automatisch eine mehrstufige Lead-Nurturing-Strecke. Der dokumentierte Zweck muss die konkrete Strecke abdecken. Wenn eine Person ein Dokument angefordert hat, heißt das nicht, dass sie einer wochenlangen Werbeserie zugestimmt hat.

Prüfen Sie deshalb vor dem ersten Versand jede Kontaktart getrennt. Dieser Überblick ersetzt keine Rechtsberatung. Einzelfälle, besonders bei Grenzfällen rund um Bestandskunden, sollten Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzberater klären.

Einwilligung einholen, die sich später beweisen lässt

Eine Einwilligung ist nur so gut wie ihr Nachweis. Die Pflichtenübersicht der Österreichischen Datenschutzbehörde für Verantwortliche macht deutlich, dass die Beweislast beim Unternehmen liegt. Bestreitet eine Person die Einwilligung, müssen Sie deren Erteilung nachweisen können. Dafür brauchen Sie einen Prozess, keinen einzelnen Haken im Tool.

Fünf Schritte mit Begründung

1. Zweck und Rechtsgrundlage je Empfängergruppe dokumentieren: Ohne benannten Zweck bleibt die Einwilligung unbestimmt. Trennen Sie Newsletter, Download-Strecken und Bestandskunden-Kommunikation schon in dieser Dokumentation.

2. Anmeldeformular verständlich gestalten: Nennen Sie Newsletter-Zweck, verantwortliche Organisation und Widerrufsmöglichkeit direkt am Formular. Nur ein verständlicher Text lässt eine bewusste Entscheidung zu.

3. Double-Opt-in einsetzen: Die Person bestätigt ihre Adresse aktiv über einen Link in einer Bestätigungsmail. So verhindern Sie, dass jemand fremde Adressen einträgt, und erhalten einen zweiten, klaren Bestätigungsschritt. Wie dieser Ablauf im Detail aufgebaut ist, zeigt die Erklärung zum Double-Opt-in-Verfahren.

4. Nachweis revisionssicher speichern: Speichern Sie Zeitpunkt, Quelle, Einwilligungstext und Bestätigungsstatus. Der typische Fehler ist banal. Die Bestätigungsmail geht hinaus, der Bestätigungszeitpunkt wird aber nicht gespeichert, und später fehlt der entscheidende Beleg.

5. Abmeldung in jede Aussendung setzen: Jede Mail braucht einen gut sichtbaren, kostenlosen und unkomplizierten Abmeldemechanismus. Verstecken Sie ihn nicht hinter einem Login oder einer Rückfrage beim Vertrieb.

Ein Beispiel verdeutlicht Schritt zwei und drei. Ein Formular mit vorausgefüllter Checkbox liefert keinen gültigen Nachweis, auch wenn danach eine Bestätigungsmail versendet wird. Die erste Handlung war nicht aktiv, und genau diese Lücke bleibt im Datensatz.

Was im Formular sichtbar sein muss

Prüfen Sie Ihr Formular gegen diese kurze Liste, bevor Sie es freischalten.

• Zweck: Wofür meldet sich die Person konkret an.

• Verantwortliche Organisation: Wer versendet und verantwortet die Verarbeitung.

• Widerrufshinweis: Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

• Pflichtfeld E-Mail: Nur abfragen, was Sie für den benannten Zweck brauchen.

• Zustimmungsfeld ohne Vorauswahl: Die Person setzt den Haken selbst.

• Link zur Datenschutzerklärung: Direkt am Formular erreichbar, nicht erst im Footer versteckt.

Ich würde kein Formular live stellen, bei dem Schritt vier nicht getestet wurde. Melden Sie sich selbst an, bestätigen Sie die Adresse und prüfen Sie danach, welcher Datensatz tatsächlich im System liegt. Erst wenn dieser Test einen vollständigen Nachweis zeigt, ist der Prozess einsatzbereit.

Welche Daten Sie zu jeder Einwilligung speichern

Felder eines Einwilligungsprotokolls

Protokollfeld	Warum es zählt
E-Mail-Adresse	Ordnet den Nachweis eindeutig einem Kontakt zu
Zeitpunkt in UTC	Schafft eine eindeutige, vergleichbare Chronologie
Formular- oder Importquelle	Zeigt, wo und wie die Einwilligung entstanden ist
Version des Einwilligungstexts	Belegt, welchem Wortlaut zugestimmt wurde
IP-Adresse oder vergleichbarer Nachweis	Liefert den technischen Beleg der Abgabe
Bestätigungszeitpunkt	Belegt den abgeschlossenen Double-Opt-In
Widerrufsstatus	Verhindert Versand nach Widerruf oder Abmeldung

Die Dokumentation endet nicht beim Versand. Sie muss den gesamten Lebenszyklus einer Adresse abdecken, von der Anmeldung über jeden Versand bis zur Abmeldung. Die Übersicht der Österreichischen Datenschutzbehörde zu Rechten betroffener Personen stützt dabei den Grundsatz, dass Newsletter und Werbe-E-Mails Direktwerbung sind und ein Widerspruch nach Art. 21 DSGVO jederzeit möglich ist.

Warum die Textversion entscheidend ist

Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Ihr Einwilligungstext hat sich nach einem Jahr geändert, weil Sie den Newsletter-Zweck präzisiert haben. Ohne gespeicherte Textversion belegt Ihr Protokoll nicht, welchem Wortlaut ein älterer Kontakt damals zugestimmt hat. Sie haben dann einen Zeitstempel, aber keinen vollständigen Nachweis.

Ein zweites Beispiel betrifft die Quelle. Ein Import aus einer Messeliste ohne Quellenvermerk schwächt den Nachweis erheblich. Später lässt sich nicht mehr klären, wie die Adresse entstanden ist, ob es ein Formular gab oder ob jemand Visitenkarten gesammelt hat.

Zugriffe und Aufbewahrung festlegen

Legen Sie fest, welche Rollen Zugriff auf CRM, Versandplattform und Exportdateien haben. Nicht jede Person im Marketing braucht Exportrechte für die vollständige Kontaktliste. Begrenzte Zugriffe verringern das Risiko, dass veraltete Dateien weiterverwendet werden.

Definieren Sie außerdem Lösch- und Aufbewahrungsregeln, bevor der erste Streitfall entsteht. Wie lange ein Protokollsatz nach einer Abmeldung aufbewahrt wird, bestimmt der Zweck des Nachweises und nicht die Gewohnheit des Teams. Ein Protokoll hilft nur, wenn es bei jedem Kontakt vollständig gepflegt wird, nicht nur bei neuen Anmeldungen über die Website.

Abmeldung und Widerspruch ohne Verzögerung umsetzen

Der häufigste Irrtum lautet, ein Abmeldelink löse alle Pflichten. Das stimmt nicht. Nach den FAQ der Österreichischen Datenschutzbehörde zu Einzelfällen gewährt Art. 21 Abs. 2 DSGVO ein absolutes Widerspruchsrecht gegen Direktwerbung. Der Widerspruch ist jederzeit und ohne Begründung möglich und muss auch dann beachtet werden, wenn die ursprüngliche Verarbeitung zunächst rechtmäßig war.

Drei operative Mindestanforderungen

• Leicht auffindbare Abmeldung: Jede Mail enthält eine Abmeldemöglichkeit, die ohne Suche und ohne Login funktioniert.

• Sofortige Wirkung: Abmeldungen wirken sofort oder ohne vermeidbare Verzögerung für weitere Direktwerbung.

• Sperrlisten-Abgleich vor jedem Versand: Vor jeder Aussendung gleichen Sie den Verteiler automatisiert mit Abmeldungen und Widersprüchen ab.

Gerade der dritte Punkt wird bei automatisierten Strecken übersehen. Wer eine laufende Serie nur einmalig freigibt, versendet womöglich weiter an Personen, die sich zwischendurch abgemeldet haben. Wie Sie solche Abläufe grundsätzlich aufbauen, beschreibt der Beitrag zur E-Mail-Automatisierung. Für die DSGVO zählt dabei, dass jede einzelne Mail den aktuellen Status respektiert.

Wenn Systeme nicht synchron sind

Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Ein Kontakt meldet sich im Newsletter-Tool ab, bleibt aber in einer Verkaufsliste im CRM aktiv. Wenige Tage später erhält er weiter Lead-Nurturing-Mails aus einem anderen Workflow. Aus Sicht der betroffenen Person wurde ihr Widerspruch ignoriert, unabhängig davon, welches System technisch versagt hat.

Prüfregel: Ein Widerspruch muss dort wirken, wo versendet wird, nicht nur dort, wo er angeklickt wurde.

Auch bei der Bestandskunden-Ausnahme bleibt der Widerspruch zentral. Er muss bei der Erhebung und in jeder Nachricht möglich sein. Ein bereits eingetragener Widerspruch schließt die Ausnahme aus, noch bevor Sie über Inhalte nachdenken.

Klären Sie deshalb konkret, wer im Team einen Widerspruch entgegennimmt, der per Antwortmail, Telefon oder über den Vertrieb hereinkommt. Legen Sie fest, wie schnell er in allen Systemen ankommt und wer die Umsetzung kontrolliert. Eine Abmeldung, die erst beim nächsten manuellen Listenabgleich berücksichtigt wird, ist operativ zu langsam.

Welche Tracking-Daten der Versand tatsächlich braucht

Wer eine bestehende Kontaktdatenbank erstmals für Newsletter aktiviert, dokumentiert meist die Einwilligung sorgfältig, aber selten die Frage, welche Versanddaten überhaupt nötig sind. Genau dieser Nachweis fehlt später bei einer Prüfung.

Datenart	Für den Versand nötig	Was für die Praxis folgt
Einwilligungsnachweis	Ja	Beweislast liegt beim Unternehmen
Zustellbestätigung	Nicht zwingend	Die DSB ermittelt keine Zustell- oder Lesebestätigungen
Öffnungs- und Lesetracking	Nicht zwingend	Der DSB-Newsletter kommt ohne Lesetracking aus; einen allgemeinen Zwang gibt es nicht
Klickdaten	Eigene Zweckprüfung nötig	Einsatz, Zweck und Speicherdauer legen Sie selbst fest
Newsletter-Daten nach Abmeldung	Nein (Daten werden gelöscht)	Die DSB löscht die Daten aus der Newsletter-Anwendung

Der Einwilligungsnachweis wird unabhängig von jedem Tracking dokumentiert. Öffnungen und Klicks beweisen keine Zustimmung. Sie zeigen allenfalls Verhalten nach einem Versand, für den Sie bereits eine Grundlage gebraucht hätten.

Die Beschreibung des Newsletters der Österreichischen Datenschutzbehörde hält fest, dass die Behörde keinerlei Daten zum Übermittlungsvorgang, also keine Zustell- oder Lesebestätigungen, ermittelt. Nach einer Abmeldung werden die Daten aus dieser Newsletter-Datenanwendung gelöscht. Ein Newsletter funktioniert also auch ohne Öffnungs- oder Lesetracking.

Trennung statt Pauschalentscheidung

Daraus folgt kein allgemeiner Zwang, Tracking bei allen Unternehmen zu deaktivieren. Es folgt eine Trennung. Einwilligungsnachweise bleiben als Nachweis bestehen, während Öffnungs- und Klickdaten eine eigene Entscheidung mit eigenem Zweck sind.

Entscheidend ist nicht, ob Sie tracken, sondern ob Sie die Entscheidung begründen können. Für Lead-Nurturing-Strecken nutzen Teams Engagement-Daten oft zur Steuerung, etwa um eine Folgemail nur nach einem Klick zu senden. Auch dafür brauchen Sie einen Zweck und eine Aufbewahrungsfrist. Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Ein Team wertet Klicks aus, um Themen für nächste Mails zu planen, und löscht die Auswertung nach einem festgelegten Zeitraum.

Ob Sie Klickdaten für solche Auswertungen einsetzen, klären Sie im Einzelfall. Die Entscheidung muss zu Ihrer Datenschutzerklärung passen und zu dem, was die Versandplattform tatsächlich erhebt. Wer Tracking einführt, dokumentiert Zweck und Speicherdauer im selben Verzeichnis wie die Einwilligungsnachweise, damit beides bei einer Prüfung auffindbar ist. Bei Unsicherheit über die rechtliche Einordnung lohnt die Abstimmung mit einer Datenschutzberatung, denn dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

Auftragsverarbeitung und Dienstleister prüfen

Ein Dienstleister gilt als Auftragsverarbeiter, wenn er Kontaktdaten im Auftrag Ihres Unternehmens verarbeitet und sie nicht für eigene Zwecke nutzt. Das betrifft typischerweise Versandplattform, CRM, Formular-Tool und Software für Lead-Nurturing. Nach Art. 28 DSGVO braucht es dafür einen schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrag, der Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung festlegt.

Drei Prüfschritte

1. Alle Dienste auflisten: Erfassen Sie jeden Dienst, der E-Mail-Adressen oder Einwilligungsdaten speichert, überträgt oder versendet. Dazu gehören auch kleine Formular-Plugins und Schnittstellen zwischen Website und CRM.

2. AV-Vertrag und Speicherort prüfen: Prüfen Sie für jeden Dienst, ob ein AV-Vertrag abgeschlossen ist und wo die Daten gespeichert werden. Ein fehlender Vertrag ist kein Detail, sondern eine offene Pflicht.

3. Unterauftragsverarbeiter bewerten: Sehen Sie sich an, welche weiteren Anbieter Ihr Dienstleister einsetzt. Vermerken Sie das Ergebnis im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Das Team prüft den Newsletter-Dienst sorgfältig, übersieht aber den Export in ein separates Tool für Lead-Scoring. Auch dieses Tool verarbeitet personenbezogene Daten und gehört in dieselbe Prüfung.

Ein weiteres Beispiel betrifft Dateien statt Plattformen. Eine exportierte Kontaktliste landet auf einem privaten Laufwerk, obwohl die Zugriffsrechte im CRM eng gesetzt sind. Damit halten Sie Kontaktdaten außerhalb des geschützten Systems, ohne Sperrlisten-Abgleich und ohne klare Löschung.

Ich würde Exporte deshalb wie einen eigenen Dienst behandeln, mit Verantwortlichen, Speicherort und Löschzeitpunkt. Die Bewertung konkreter Verträge gehört in den Zuständigkeitsbereich Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihres Datenschutzberaters. Ihre Aufgabe im Marketing ist es, die vollständige Liste der eingesetzten Dienste zu liefern, damit diese Bewertung überhaupt möglich wird.

Bestandsdatenbank prüfen und alte Kontakte bereinigen

Die Bereinigung einer Bestandsdatenbank ist keine Aufgabe für einen Nachmittag und kein reines Tool-Thema. Sie verlangt eine Entscheidung je Datensatz. Gerade wenn Sie eine bestehende Kontaktdatenbank zum ersten Mal für Newsletter aktivieren, zeigt sich hier, welche Nachweise fehlen. Das ist der Unterschied zwischen einer Liste, die groß aussieht, und einem Verteiler, den Sie verantworten können.

Audit in sechs Schritten

1. Kontakte mit Nachweisfeldern exportieren: Exportieren Sie Kontakte mitsamt Quellen-, Zweck- und Bestätigungsfeldern. Ohne diese Felder prüfen Sie nur Adressen, nicht deren Berechtigung.

2. Jeden Kontakt entlang der Kette prüfen: Arbeiten Sie die Kette Quelle, Zweck, Einwilligung, Bestätigung, Versand, Abmeldung ab. Ein Bruch an einer Stelle macht den Nachweis unvollständig.

3. Bestandskunden getrennt beurteilen: Prüfen Sie, ob alle Voraussetzungen der Ausnahme gleichzeitig vorliegen. Ein früherer Kauf allein genügt nicht, wenn der Widerspruchshinweis bei der Erhebung fehlt.

4. Kontakte ohne vollständigen Nachweis entfernen: Nehmen Sie Datensätze ohne belastbaren Beleg aus dem Marketing-Verteiler. Das ist der Schritt, an dem Bereinigungen oft hängen bleiben, weil der Verteiler dadurch sichtbar schrumpft.

5. Sperrlisten-Abgleich festlegen: Richten Sie einen automatisierten Abgleich vor jedem Versand ein. So verhindern Sie, dass entfernte oder abgemeldete Kontakte durch einen späteren Import zurückkehren.

6. Prüfergebnis mit Datum dokumentieren: Halten Sie fest, wer wann nach welchen Kriterien geprüft hat. Diese Dokumentation zeigt, dass die Bereinigung eine bewusste Entscheidung war und kein Zufallsprodukt.

Entfernen aus dem Verteiler bedeutet nicht automatisch Löschen aus dem CRM. Darüber entscheiden Ihre Aufbewahrungs- und Löschregeln und mögliche andere Zwecke, etwa eine laufende Kundenbeziehung. Trennen Sie diese Entscheidung sauber, statt aus Vorsicht alles zu löschen oder aus Bequemlichkeit alles zu behalten.

Der typische Fall aus der Praxislogik

Ein Beispiel: Eine Adressliste von einem Messeabend enthält Namen und berufliche E-Mail-Adressen, aber kein Double-Opt-in, keinen Einwilligungstext und keinen Quellenvermerk je Person. Nutzen Sie diese Liste trotzdem für Newsletter, fällt sie im Audit durch. Die Kontakte selbst können wertvoll sein. Was fehlt, ist der Nachweis, dass sie je in einen Versand eingewilligt haben.

Ein kleinerer Verteiler mit vollständigem Nachweis ist belastbarer als eine große Liste, deren Herkunft niemand mehr erklären kann.

Für Kontakte, die diese Prüfung bestehen, lohnt sich eine durchdachte Ansprache statt einer einmaligen Verkaufsaktion. Wie regelmäßige Kommunikation mit bestehenden Kontakten aufgebaut sein kann, zeigt der Beitrag zum Newsletter für Bestandskunden. Ein Gedanke pro Mail hält Ihre Nachrichten lesbar und lenkt die Aufmerksamkeit auf den Punkt, der für die Leser zählt. Wertvolle Kontakte ohne Nachweis gewinnen Sie eher über eine neue Einwilligung mit Double-Opt-in zurück als über einen stillen Weiterversand.

Kein Tool ersetzt diese Prüfung. Ein Tool kann fehlende Felder anzeigen und Sperrlisten abgleichen. Ob ein dokumentierter Zweck eine geplante Strecke abdeckt, bleibt eine Entscheidung, die Sie je Kontaktgruppe treffen und festhalten müssen.

Praxis-Checkliste vor dem nächsten Versand

Gehen Sie diese Liste vor jedem Versand durch und haken Sie jeden Punkt ab. Wenn ein Punkt offen ist, verschieben Sie den Versand für die betroffene Kontaktgruppe, statt die Lücke mitzuversenden.

1. Rechtsgrundlage festgehalten: Je Kontaktart dokumentiert, mit Zweck je Empfängergruppe.

2. Anmeldeformular geprüft: Double-Opt-in aktiv, Zweck benannt, Widerrufshinweis sichtbar.

3. Einwilligungsprotokoll vollständig: Für jeden Kontakt inklusive Textversion, Quelle und Bestätigungszeitpunkt.

4. Bestandsdatenbank geprüft: Nach der Kette Quelle, Zweck, Einwilligung, Bestätigung, Versand und Abmeldung, Ergebnis datiert.

5. Widersprüche überall wirksam: Abmeldungen wirken in allen Systemen, auch im CRM und in laufenden Strecken.

6. Sperrlisten-Abgleich ausgeführt: Unmittelbar vor dem Versand, nicht nur beim Anlegen der Kampagne.

7. AV-Verträge vorhanden: Für alle Dienste, die Adressen oder Nachweise verarbeiten.

8. Aufbewahrung und Löschung festgelegt: Regeln sind dokumentiert und Verantwortliche benannt.

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